Υπ. Εργασίας Αριθμ. οικ. 38038/Δ9.9825/25.08.2016
Κανονισμός για την ηλεκτρονική έκδοση και διαχείριση εγγράφων του Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας (ΣΕΠΕ).
Αριθμ. οικ. 38038/Δ9.9825
(ΦΕΚ Β΄ 2979/16.09.2016)
Κανονισμός για την ηλεκτρονική έκδοση και διαχείριση εγγράφων του Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας (ΣΕΠΕ).
Ο ΥΠΟΥΡΓΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ, ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ
ΚΑΙ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΛΛΗΛΕΓΓΥΗΣ
Έχοντας υπόψη:
1. Τα άρθ. 9, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 22, 25 και 48 του Ν. 3979/2011 (ΦΕΚ 138Α΄) «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις».
2. Το Ν. 3861/2010 (ΦΕΚ 3861 Α”) «Ενίσχυση της διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμων και πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο «Πρόγραμμα Διαύγεια» και άλλες διατάξεις».
3. Το άρθ. 25 του Ν. 3528/2007 (ΦΕΚ 26Α΄) «Κύρωση του Κώδικα κατάστασης Δημόσιων Πολιτικών Υπαλλήλων και Υπαλλήλων ΝΠΔΔ».
4. Το Ν. 2472/2007 (ΦΕΚ 50Α΄) «Προστασία του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα».
5. Τα άρθ. 3, 5 και 11 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας όπως κυρώθηκε με το άρθρο πρώτο του Ν. 2690/1999 (ΦΕΚ 45Α΄).
6. Τα άρθρα 3, 18, 23, 24 και 27 του Ν. 3996/2011 «Αναμόρφωση του Σώματος Επιθεωρητών Εργασίας, ρυθμίσεις θεμάτων Κοινωνικής Ασφάλισης και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 170Α΄).
7. Το Π.δ. 63/2005 «Κωδικοποίηση της νομοθεσίας για την Κυβέρνηση και τα Κυβερνητικά όργανα» (ΦΕΚ 98Α΄).
8. Το Π.δ. 73/2015 «Διορισμός Αντιπροέδρου της Κυβέρνησης, Υπουργών, Αναπληρωτών Υπουργών και Υφυπουργών» (ΦΕΚ 116Α΄).
9. Το Π.δ. 113/2014 «Οργανισμός του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας» (ΦΕΚ 180Α΄).
10. Τη με αριθ. οικ. 49223/Δ9.13322/4-11-2015 απόφαση του Υπουργού Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Κοινωνικής Αλληλεγγύης «Μεταβίβαση αρμοδιοτήτων του Υπουργού Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Κοινωνικής Αλληλεγγύης στο Γενικό Γραμματέα του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Κοινωνικής Αλληλεγγύης, στον Ειδικό Γραμματέα του Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας (Σ.ΕΠ.Ε.), στους προϊσταμένους Γενικών Διευθύνσεων, Διευθύνσεων και Τμημάτων του Υπουργείου και στους προϊσταμένους των Διευθύνσεων και των Τμημάτων του Σ.ΕΠ.Ε.» (ΦΕΚ 2423 Β΄/ 11-11-2015), όπως ισχύει.
11. Τη με αριθ. οικ.34331/Δ9.8920/26-7-2016 απόφαση του Υπουργού Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Κοινωνικής Αλληλεγγύης «Απλούστευση διαδικασιών Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας (Σ.ΕΠ.Ε.) μέσω του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος του Σ.ΕΠ.Ε. (ΟΠΣ-ΣΕΠΕ)» (ΦΕΚ 2458 Β΄/10-8-2016).
12. Τη με αριθ. ΥΑΠ/Φ40.4/1/989/10-4-2012 απόφαση του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης», (ΦΕΚ 1301 Β΄/12-4-2012).
13. Τη με αριθ. ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031/23-4-2012 απόφαση του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, «Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο» (ΦΕΚ 1317Β΄/23-4-2012).
14. Τον Κανονισμό Επικοινωνίας των Δημοσίων Υπηρεσιών (Ιανουάριος 2003).
15. Τη με αριθμ. Υ ΑΠ/Φ.40.4/163/7-2-2013 απόφαση του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης «Ρυθμίσεις για α) τη διαδικασία και τον τρόπο ηλεκτρονικής επιβεβαίωσης της λήψης και της ασφαλούς χρονοσήμανσης, β) τις προδιαγραφές και τα πρότυπα του συστήματος για τη γνωστοποίηση εγγράφων σε φυσικά πρόσωπα ή Ν.Π.Ι.Δ. με χρήση ΤΠΕ και γ) την ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων μεταξύ φορέων του δημόσιου τομέα και των φυσικών προσώπων ή ΝΠΙΔ» (ΦΕΚ Β΄ 401/22-2-2013), όπως ισχύει.
16. Την από 27-7-2016 εισήγηση της Επιτροπής Στρατηγικού Σχεδιασμού για τη θέση σε παραγωγική λειτουργία του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος του Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας.
17. Την ανάγκη κατάρτισης κανονισμού σχετικά με την ηλεκτρονική έκδοση και διακίνηση εγγράφων των Υπηρεσιών του Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας (ΣΕΠΕ) και το γεγονός ότι από τις διατάξεις τους παρόντος Κανονισμού δεν προκαλείται δαπάνη σε βάρος του Κρατικού Προϋπολογισμού,
αποφασίζουμε:
Την έκδοση του ακόλουθου Εσωτερικού Κανονισμού του Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας για την ηλεκτρονική διακίνηση ψηφιακά υπογεγραμμένων εγγράφων.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ Α
Ορισμοί – Πεδίο εφαρμογής
Άρθρο 1
Ορισμοί
1. Συντάκτης Ηλεκτρονικού Εγγράφου: Ο δημιουργός σχεδίου ηλεκτρονικού εγγράφου με τη χρήση εφαρμογών επεξεργαστών κειμένου και των εφαρμογών του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος του Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας (ΟΠΣ ΣΕΠΕ).
2. Υπάλληλος αρμόδιος για τη διαχείριση των εγγράφων στο Υποσύστημα Διαχείρισης Εγγράφων: Ένας ή περισσότεροι υπάλληλοι ανά οργανική μονάδα με δικαίωμα πρόσβασης σε σύστημα αρχειοθέτησης ή/και διαχείρισης εγγράφων.
3. Υπάλληλος αρμόδιος για τη Διοικητική Υποστήριξη της Μονάδας: Ένας η περισσότεροι υπάλληλοι ανά οργανική μονάδα που έχουν οριστεί υπεύθυνοι για την παρακολούθηση της ορθής διακίνησης των ηλεκτρονικών εγγράφων.
4. Παρακολούθηση Αλλαγών: α) Δυνατότητα δημιουργίας εκδόσεων και διατήρηση αυτών με τη χρήση των εφαρμογών του ΟΠΣ-ΣΕΠΕ και του Υποσυστήματος Περιεχομένου – Εγγράφων – Ροών Εργασίας και Διακίνησης Εγγράφων Πάπυρος Millennium III (στο εξής: Υποσύστημα ΠΑΠΥΡΟΣ).
β) Δυνατότητα επισήμανσης, με τη χρήση εφαρμογών επεξεργαστών κειμένου και των εφαρμογών του ΟΠΣ-ΣΕΠΕ, των αλλαγών που προκαλούνται στο έγγραφο μετά την αρχική του δημιουργία.
5. Σχόλια: Προσθήκες ή τροποποιήσεις ή παρατηρήσεις ή επιφυλάξεις στο σχέδιο του εγγράφου με τη χρήση εφαρμογών επεξεργαστών κειμένου.
6. Ηλεκτρονική υπογραφή: Δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή, τα οποία είναι συνημμένα σε άλλα ηλεκτρονικά δεδομένα ή συσχετίζονται λογικά με αυτά και τα οποία χρησιμεύουν ως μέθοδος απόδειξης της γνησιότητας.
7. Προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή: Ηλεκτρονική υπογραφή, που πληροί τους εξής όρους: α) συνδέεται μονοσήμαντα με τον υπογράφοντα, β) είναι ικανή να καθορίσει ειδικά και αποκλειστικά την ταυτότητα του υπογράφοντος, γ) δημιουργείται με μέσα τα οποία ο υπογράφων μπορεί να διατηρήσει υπό τον αποκλειστικό του έλεγχο και δ) συνδέεται με τα δεδομένα στα οποία αναφέρεται κατά τρόπο τέτοιο ώστε να μπορεί να εντοπισθεί οποιαδήποτε μεταγενέστερη αλλοίωση των εν λόγω δεδομένων.
7α. Δρομολόγηση εγγράφων προς εσωτερικούς χρήστες: Διακίνηση, δρομολόγηση, αποστολή και κοινοποίηση εγγράφων στον προσωπικό χώρο ειδοποιήσεων κάθε εσωτερικού χρήστη καθώς και τήρηση ιστορικού δρομολογήσεων με τη χρήση εφαρμογών επεξεργαστών κειμένου και των εφαρμογών του ΟΠΣ-ΣΕΠΕ.
7β. Δρομολόγηση εγγράφων προς εξωτερικούς χρήστες: Αποστολή και κοινοποίηση εγγράφων στον προσωπικό χώρο ειδοποιήσεων του εξωτερικού χρήστη με την επιλογή από τη φόρμα πρωτοκόλλου της ένδειξης «Δημοσίευση στο portal», προκειμένου να αναρτηθεί στον προσωπικό λογαριασμό του εξωτερικού χρήστη στο ΟΠΣ-ΣΕΠΕ με παράλληλη αποστολή ειδοποίησης στο ηλεκτρονικό του ταχυδρομείο.
8. Πρωτότυπο ηλεκτρονικό έγγραφο: Έγγραφο που φέρει την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή του τελικώς υπογράφοντος.
Άρθρο 2
Πεδίο εφαρμογής
1. Ο παρών κανονισμός αφορά την ηλεκτρονική έκδοση και διαχείριση εγγράφων και ροών εργασίας μέσω του Υποσυστήματος ΠΑΠΥΡΟΣ του ΟΠΣ-ΣΕΠΕ και ειδικότερα α) τη σύνταξη εγγράφων και την προώθηση τους για υπογραφή, β) την εισαγωγή εγγράφων είτε ηλεκτρονικά είτε μετά από ψηφιοποίηση, γ) τη δημιουργία ακριβούς αντιγράφου,δ) τη διακίνηση και δρομολόγηση εγγράφων προς εσωτερικούς και εξωτερικούς χρήστες και ε) τη διαχείριση και αναζήτηση εγγράφων.
2. Ο παρών κανονισμός ισχύει με την επιφύλαξη των διατάξεων για την προστασία του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα καθώς και τυχόν απορρήτου.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ Β
Σύνταξη σχεδίου ηλεκτρονικού εγγράφου – διακίνηση στην ιεραρχία – Προσθήκη σχολίων – Εκδόσεις- Προσθήκη προηγμένων ηλεκτρονικών υπογραφών
Άρθρο 3
Σύνταξη σχεδίου ηλεκτρονικού εγγράφου
1. Ο συντάκτης δημιουργεί το σχέδιο του ηλεκτρονικού εγγράφου με τη χρήση εφαρμογών επεξεργαστή κειμένου. Ο επεξεργαστής κειμένου ρυθμίζεται έτσι ώστε να φαίνεται το ονοματεπώνυμο του συντάκτη στα μεταδεδομένα του εγγράφου.
2. Στο σχέδιο του εγγράφου τίθεται στην πρώτη σελίδα πλαίσιο κειμένου με τη λέξη «ΣΧΕΔΙΟ».
3. Μετά τη ολοκλήρωση της σύνταξης του σχεδίου του εγγράφου ενεργοποιείται η δυνατότητα παρακολούθησης αλλαγών της εφαρμογής του επεξεργαστή κειμένου.
4. Ο συντάκτης του εγγράφου μπορεί να προσθέτει τυχόν σχόλια.
Άρθρο 4
Διακίνηση σχεδίου ηλεκτρονικού εγγράφου στην ιεραρχία
1. Το σχέδιο του εγγράφου εισάγεται στο Υποσύστημα ΠΑΠΥΡΟΣ, αρχειοθετείται και δρομολογείται στον αρμόδιο παραλήπτη.
2. Το έγγραφο που δρομολογήθηκε εμφανίζεται στο φάκελο «Εισερχόμενα σε εξέλιξη» του παραλήπτη.
3. Η διακίνηση, δρομολόγηση, αποστολή και κοινοποίηση του εγγράφου καταγράφονται στο ιστορικό δρομολογήσεων.
Άρθρο 5
Προσθήκη σχολίων στο σχέδιο του εγγράφου
1. Ο Προϊστάμενος του συντάκτη μπορεί να τροποποιεί το σχέδιο του εγγράφου, διατηρώντας την παρακολούθηση αλλαγών ενεργοποιημένη ή να προσθέτει σχόλια.
2. Η εφαρμογή του επεξεργαστή κειμένου του Προϊσταμένου ρυθμίζεται έτσι ώστε στις αλλαγές και στα σχόλια που προστίθενται να φαίνεται το πλήρες και ακριβές ονοματεπώνυμο του. Όταν αυτό δεν είναι δυνατό, τα σχόλια συμπληρώνονται και με το ονοματεπώνυμο του Προϊσταμένου.
3. Τα σχόλια προστίθενται στο σχέδιο του ηλεκτρονικού εγγράφου και όχι στη φόρμα του πρωτοκόλλου.
4. Όταν ο συντάκτης ή/και ο προϊστάμενος έχουν αντίθετη γνώμη για εντελλόμενη ενέργεια, διατυπώνουν τις επιφυλάξεις τους με την προσθήκη σχολίων στο σχέδιο του ηλεκτρονικού εγγράφου.
5. Το σχέδιο του εγγράφου επιστρέφει στο συντάκτη σύμφωνα με τη διαδικασία του άρθ. 4.
Άρθρο 6
Εκδόσεις
Το έγγραφο που δημιουργείται από το συντάκτη και τυχόν επόμενες εκδόσεις του εγγράφου με προσθήκες ή/και τροποποιήσεις των προϊσταμένων διατηρούνται στο Υποσύστημα ΠΑΠΥΡΟΣ.
Άρθρο 7
Προσθήκη προηγμένων ηλεκτρονικών υπογραφών από την ιεραρχία – διεκπεραίωση
1. Το σχέδιο του ηλεκτρονικού εγγράφου προσυπογράφεται με την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή του συντάκτη και αποστέλλεται στη διοικητική ιεραρχία για προσυπογραφή σύμφωνα με τη διαδικασία του άρθ. 4.
2. Ο τελικός υπογράφων1, αφού υπογράψει το έγγραφο, το επιστρέφει σύμφωνα με τη διαδικασία του άρθ. 4, στο συντάκτη (ή άλλο υπάλληλο που ορίζεται από την Υπηρεσία) για τις περαιτέρω ενέργειες.
3. Όταν δεν είναι δυνατή η υπογραφή του εγγράφου από όλη την ιεραρχία, αναγράφεται στο έγγραφο η σχετική αιτιολογία.
4. Ο συντάκτης προωθεί το έγγραφο στον αρμόδιο για τη διαχείριση των εγγράφων υπάλληλο προς διεκπεραίωση.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ Γ
Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο – Απόδοση πρωτοκόλλου – Χρήση συστήματος για πρωτοκόλληση – Δρομολογήσεις – Εισαγωγή εγγράφων στο σύστημα – Αρχειοθέτηση – Φόρμες – Φάκελοι
Άρθρο 8
Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο
1. Το σύστημα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου περιλαμβάνει το ενιαίο ηλεκτρονικό αρχείο για την καταχώριση και αναζήτηση όλων των εισερχόμενων, εξερχόμενων καθώς και των εσωτερικών εγγράφων του ΣΕΠΕ.
2. Το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο είναι ενιαίο για όλες τις Υπηρεσίες του ΣΕΠΕ και αφορά την ηλεκτρονική και την έντυπη αλληλογραφία.
3. Το σύστημα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου υποστηρίζει τις εξής λειτουργίες: α) την απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου, β) την τήρηση αρχείου εισερχόμενων, εξερχόμενων και εσωτερικών εγγράφων και τη διαχείριση αυτού, γ) τη συσχέτιση εισερχόμενων, εξερχόμενων και εσωτερικών εγγράφων, δ) αυτόματη καταγραφή παραμετρικών τιμών, ε) καταγραφή και παρακολούθηση ιστορικού ενεργειών διεκπεραίωσης, στ) καταχώριση παρατηρήσεων σε κάθε αριθμό πρωτοκόλλου και ζ) αντιστοίχιση με εξωτερικά ηλεκτρονικά αρχεία.
Άρθρο 9
Απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου
1. Η απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου για κάθε έτος πραγματοποιείται με την επιλογή της φόρμας πρωτοκόλλου από το μενού «Αρχειοθέτηση», ενώ παράλληλα πραγματοποιείται η αρχειοθέτηση/πρωτοκόλληση του εγγράφου με συγκεκριμένα χαρακτηριστικά.
2. Ο αριθμός που αποδίδεται για τα εισερχόμενα, τα εξερχόμενα και τα εσωτερικά έγγραφα παράγεται από κοινή γεννήτρια αριθμών και αυξάνεται κατά ένα κάθε φορά που πραγματοποιείται πρωτοκόλληση εγγράφου. Η γεννήτρια αριθμών πρωτοκόλλου συνδέεται με το έτος και παίρνει μηδενική τιμή σε κάθε αλλαγή έτους.
Άρθρο 10
Χρήση συστήματος για πρωτοκόλληση
1. Η εισαγωγή ή η σύνταξη ενός εγγράφου στο Υποσύστημα ΠΑΠΥΡΟΣ αποτελεί προϋπόθεση για την πρωτοκόλλησή του.
2. Η εισαγωγή πραγματοποιείται είτε μέσω ψηφιοποίησης είτε μέσω φόρτωσης (upload) ηλεκτρονικού αρχείου είτε από τρίτα υποσυστήματα ή διαδικτυακή πύλη (portal) είτε με τη δημιουργία νέου εγγράφου.
3. Η αρχειοθέτηση πραγματοποιείται μέσω της φόρμας αρχειοθέτησης εισερχόμενων, εξερχόμενων και εσωτερικών εγγράφων.
4. Ταυτόχρονα με την αρχειοθέτηση αποδίδεται αύξων αριθμός πρωτοκόλλου στο έγγραφο.
Άρθρο 11
Δρομολογήσεις
1. Κάθε έγγραφο που εισάγεται στο σύστημα μπορεί να δρομολογηθεί σε χρήστες ή ομάδες χρηστών. Από τη φόρμα δρομολόγησης ο χρήστης επιλέγει σε ποιους χρήστες ή ομάδες χρηστών απευθύνεται το έγγραφο και παράλληλα μπορεί να ορίζει προθεσμίες ή/και τυχόν ενέργειες που πρέπει να γίνουν από τον παραλήπτη/τους παραλήπτες.
2. Κάθε χρήστης διαθέτει ειδικό φάκελο εκκρεμοτήτων με την ονομασία «Εισερχόμενα σε εξέλιξη» ο οποίος ενημερώνεται με τα νέα έγγραφα που του έχουν δρομολογηθεί.
Άρθρο 12
Εισαγωγή εγγράφων στο σύστημα – Αρχειοθέτηση
1. Ο χρήστης του συστήματος διαχείρισης εγγράφων εισάγει το ηλεκτρονικό έγγραφο στα μέσα αποθήκευσης του συστήματος. Τα έγγραφα που έχουν εισαχθεί στο σύστημα παρουσιάζονται αρχικά στο φάκελο με την ονομασία «Μη αρχειοθετημένα».
2. Αφού αποδοθούν από το χρήστη τυχόν χαρακτηρισμοί (διαβάθμισης/ προτεραιότητας) ή/και άλλα αναγκαία στοιχεία σχετικά με το έγγραφο, αυτό μπορεί να αρχειοθετηθεί με τη χρήση της φόρμας αρχειοθέτησης εισερχόμενων, εξερχόμενων και εσωτερικών εγγράφων και στη συνέχεια μπορεί να αναζητηθεί.
Άρθρο 13
Δομές ανάπτυξης (Φόρμες)
1. Το υποσύστημα ΠΑΠΥΡΟΣ διαθέτει τις εξής φόρμες: α)φόρμα αρχειοθέτησης/πρωτοκόλλησης εισερχόμενων, εξερχόμενων και εσωτερικών εγγράφων, β) φόρμα αναζήτησης εισερχόμενων, εξερχόμενων και εσωτερικών εγγράφων, γ) φόρμα συσχέτισης εγγράφων και δ) φόρμα εισαγωγής συνημμένων εγγράφων.
2. Στο υποσύστημα υφίσταται μία φόρμα αρχειοθέτησης μέσω της οποίας ο χρήστης μπορεί να αρχειοθετεί και να αποδίδει πρωτόκολλο σε έγγραφα.
3. Ο χρήστης αποδίδει χαρακτηρισμούς ή/και καταχωρεί στοιχεία σχετικά με το έγγραφο σε ειδικά σχεδιασμένη φόρμα με πεδία των οποίων οι τιμές καθιστούν το έγγραφο μοναδικό στο υποσύστημα.
4. Η φόρμα αρχειοθέτησης πρωτοκόλλου είναι κοινή για εισερχόμενα, εξερχόμενα και εσωτερικά έγγραφα και σε αυτήν συμπληρώνονται τα, κατά περίπτωση, αναγκαία πεδία.
5. Στις λοιπές φόρμες μπορεί να πραγματοποιείται συσχέτιση αρχειοθετημένων εγγράφων στο υποσύστημα καθώς και εξαγωγή αναφορών για πρωτοκολλημένα έγγραφα.
Άρθρο 14
Φάκελοι
Η λειτουργία Βιβλιοθήκη/Φάκελοι περιλαμβάνει δομές μέσω των οποίων ο χρήστης μπορεί να εκτελεί εργασίες όπως α) η δημιουργία, μετονομασία και διαγραφή φακέλων/υποφακέλων και β) η εμφάνιση, αρχειοθέτηση και αναζήτηση εγγράφων.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ Δ
Χρέωση εισερχόμενων εγγράφων – Διαδικασία εισερχόμενων/εξερχόμενων/εσωτερικών εγγράφων -μεταβατικές διατάξεις – έναρξη ισχύος
Άρθρο 15
Χρέωση εισερχόμενων εγγράφων
1. Ο Προϊστάμενος της οργανικής μονάδας προς την οποία απευθύνεται το έγγραφο χρεώνει και δρομολογεί τα εισερχόμενα έγγραφα στον αρμόδιο υπάλληλο και, όταν απαιτείται, στις συναρμόδιες οργανικές μονάδες του ΣΕΠΕ.
2. Ειδικά για την Κεντρική Υπηρεσία, ο Προϊστάμενος του Τμήματος Υποστήριξης του ΣΕΠΕ χρεώνει τα εισερχόμενα έγγραφα προς τον αρμόδιο υπάλληλο του Τμήματος ή τα δρομολογεί προς την αρμόδια Διεύθυνση της Κεντρικής Υπηρεσίας του ΣΕΠΕ.
Άρθρο 16
Διαδικασία εισερχόμενων εγγράφων
1. Τα εισερχόμενα έγγραφα πρωτοκολλούνται από τον υπάλληλο που είναι αρμόδιος για τη διοικητική υποστήριξη της οργανικής μονάδας.
2. Ο αρμόδιος υπάλληλος παραλαμβάνει το εισερχόμενο έγγραφο και καταχωρεί τα απαραίτητα στοιχεία στη φόρμα αρχειοθέτησης πρωτοκόλλου.
3. Μετά την καταχώριση των στοιχείων, ο αρμόδιος υπάλληλος αρχειοθετεί τα έγγραφα, ενώ το σύστημα αυτόματα πραγματοποιεί την πρωτοκόλληση, αποδίδοντας αύξοντα αριθμό πρωτοκόλλου. Όταν τα πεδία σχετικά με διαδικασίες εσωτερικής χρέωσης ή/και κοινοποίησης είναι συμπληρωμένα, το σύστημα δρομολογεί αυτόματα το έγγραφο προς τον/τους επιλεγμένους χρήστες. Όταν δεν είναι συμπληρωμένα, η χρέωση/κοινοποίηση μπορεί να πραγματοποιηθεί σε μελλοντικό χρόνο.
4. Τα έγγραφα σε έντυπη μορφή ψηφιοποιούνται και στη συνέχεια ακολουθείται η διαδικασία των παρ. 2 και 3 του παρόντος άρθρου.
5. Όταν δεν είναι δυνατή ή δεν επιτρέπεται η ψηφιοποίηση (π.χ. μεγάλος αριθμός σελίδων, προσφορές), ψηφιοποιείται μόνο η πρώτη σελίδα ή τυχόν διαβιβαστικό.
6. Στην περίπτωση εγγράφων τα οποία εισέρχονται στο υποσύστημα από την διαδικτυακή πύλη (portal), τα πεδία της φόρμας αρχειοθέτησης συμπληρώνονται αυτόματα και ταυτόχρονα αποδίδεται αριθμός πρωτοκόλλου, ο οποίος γνωστοποιείται στον εξωτερικό χρήστη, ενώ παράλληλα δρομολογείται σε συγκεκριμένο εσωτερικό αποδέκτη (οργανική μονάδα ΣΕΠΕ – Προϊστάμενος οργανικής μονάδας). Η δρομολόγηση των εισερχόμενων εγγράφων μέσω της διαδικτυακής πύλης γίνεται βάσει των στοιχείων που προκύπτουν για την καθ” ύλην και κατά τόπον αρμοδιότητα που δηλώνει ο εξωτερικός χρήστης.
7. Σε περίπτωση εσφαλμένης δρομολόγησης των εισερχόμενων εγγράφων μέσω της διαδικτυακής πύλης (portal), το εισερχόμενο έγγραφο δρομολογείται προς την αρμόδια οργανική μονάδα του ΣΕΠΕ.
Άρθρο 17
Διαδικασία εξερχόμενων εγγράφων
1. Τα εξερχόμενα έγγραφα που εκδίδονται από τους εσωτερικούς χρήστες του συστήματος δύναται να φέρουν προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων με την προϋπόθεση ότι αυτή η διαδικασία υποστηρίζεται από τα αντίστοιχα συστήματα του παραλήπτη του εξερχόμενου εγγράφου (εργοδότη, εργαζόμενου, πολίτη, άλλου φορέα).
2. Με την ολοκλήρωση της καταχώρισης το σύστημα αυτόματα αποδίδει αύξοντα αριθμό πρωτοκόλλου. Όταν τα πεδία που αφορούν διαδικασίες εσωτερικής χρέωσης ή/και κοινοποίησης είναι συμπληρωμένα, το σύστημα δρομολογεί αυτόματα το έγγραφο προς τον/τους επιλεγμένους χρήστες. Διαφορετικά, η χρέωση/κοινοποίηση μπορεί να πραγματοποιηθεί σε μελλοντικό χρόνο.
3. Ο αρμόδιος για τη διοικητική υποστήριξη της μονάδας υπάλληλος ψηφιοποιεί το υπογεγραμμένο έγγραφο, όταν απαιτείται, αφαιρεί το πλαίσιο κειμένου με τη λέξη «ΣΧΕΔΙΟ» και τυχόν σχόλια και προβαίνει στις εξής ενέργειες:
α) Προσδιορίζει τα στοιχεία επικοινωνίας των παραληπτών του εγγράφου.
β) Επιμελείται την ανάρτηση του εγγράφου στο Πρόγραμμα «Διαύγεια», όταν απαιτείται, και προσθέτει τον Αριθμό Διαδικτυακής Ανάρτησης (ΑΔΑ) στο έγγραφο.
γ) Προσθέτει πλαίσιο κειμένου με τις λέξεις «Ακριβές Αντίγραφο», το ονοματεπώνυμό του και τα στοιχεία της οργανικής μονάδας του ΣΕΠΕ.
δ) Μετατρέπει το έγγραφο σε μορφή συμβατή PDF JSignPdf.
ε) Αρχειοθετεί στην εφαρμογή διαχείρισης εγγράφων το ακριβές αντίγραφο ως νέα έκδοση του ηλεκτρονικού εγγράφου.
στ) Αποστέλλει το έγγραφο στους παραλήπτες σε ηλεκτρονική ή έντυπη μορφή και
ζ) Καταχωρεί τον τρόπο και την ημερομηνία αποστολής στη φόρμα αρχειοθέτησης του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου στην εφαρμογή διαχείρισης εγγράφων.
Άρθρο 18
Διαδικασία εσωτερικών εγγράφων
1. Για τα εσωτερικά έγγραφα ακολουθείται η διαδικασία του άρθ. 17.
2. Η οργανική μονάδα που αποστέλλει το έγγραφο συμπληρώνει στα πεδία «Εσωτερικοί παραλήπτες» ή «Εσωτερικές κοινοποιήσεις» τις οργανικές μονάδες ή τους μεμονωμένους χρήστες στους οποίους επιθυμεί να αποστείλει το έγγραφο και το αρχειοθετεί με τη φόρμα του πρωτοκόλλου.
3. Ο Προϊστάμενος της οργανικής μονάδας στην οποία αποστέλλονται εσωτερικά έγγραφα και κάθε μεμονωμένος χρήστης τα βλέπει στο φάκελο «Εισερχόμενα σε εξέλιξη».
4. Στα εσωτερικά έγγραφα που αποστέλλονται δεν αποδίδεται νέος αριθμός πρωτοκόλλου «εισερχομένου» καθώς τα έγγραφα αυτά έχουν ήδη έναν μοναδικό αριθμό πρωτοκόλλου (ενιαίο για όλο το ΣΕΠΕ).
5. Όταν απαιτείται απάντηση, κάθε οργανική μονάδα ή μεμονωμένος χρήστης συντάσσει το σχετικό έγγραφο, το αρχειοθετεί ως «εσωτερικό» και το συσχετίζει με το αρχικό έγγραφο, συμπληρώνει τον αποδέκτη στα πεδία «Εσωτερικοί παραλήπτες» ή «Εσωτερικές κοινοποιήσεις» και το αποστέλλει.
Άρθρο 19
Μεταβατικές διατάξεις
Μέχρι την έναρξη της χρήσης προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής από το σύνολο του προσωπικού θα ακολουθείται η συμβατική διαδικασία αναφορικά με την υπογραφή του σχεδίου και τη δημιουργία ακριβούς αντιγράφου.
Άρθρο 20
Έναρξη ισχύος
Ο παρών κανονισμός ισχύει από 1/1/2017.
Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.
Αθήνα, 25 Αυγούστου 2016
Ο Υπουργός
ΓΕΩΡΓΙΟΣ ΚΑΤΡΟΥΓΚΑΛΟΣ
_______
1 Ο τελικός υπογράφων του σχεδίου είναι το όργανο που έχει τη σχετική αρμοδιότητα ή το όργανο που είναι νόμιμα εξουσιοδοτημένο
